De pensioenregeling is ondergebracht bij een verzekeringsmaatschappij
In dit geval geldt het wettelijk instemmingsrecht dat de ondernemingsraad heeft op grond van artikel 27 van de WOR. De ondernemingsraad speelt in dit geval een belangrijke rol bij de vaststelling, de wijziging of de intrekking van een pensioenregeling. De werkgever zal in alle gevallen het advies van de ondernemingsraad moeten vragen voordat hij een definitief besluit over de pensioenregeling kan nemen.
De instemming moet worden gevraagd en het besluit moet schriftelijk aan de ondernemingsraad worden voorgelegd voordat de werkgever het besluit neemt. Daarbij zal een zo volledig mogelijk overzicht moeten worden gegeven van de reden van de wijziging, wat de wijzigingen zijn ten opzichte van de bestaande regeling en van de gevolgen van de wijziging.
Lid 5 van artikel 27 WOR zegt dat wanneer de werkgever besluit de pensioenregeling te wijzigen zonder de toestemming van de ondernemingsraad, dit besluit ongeldig is. De ondernemingsraad moet dan wel binnen één maand nadat het besluit door de werkgever bekend is gemaakt, schriftelijk een beroep doen op de onverbindendheid van het besluit. Als de ondernemingsraad deze termijn laat verlopen, is het besluit van de werkgever onaantastbaar.
Let op: wanneer de werkgever de pensioenregeling wijzigt zonder de toestemming van de ondernemingsraad kan deze in beroep gaan. Dit beroep moet binnen één maand zijn ingediend.
Het instemmingsrecht is een medebeslissingsrecht. De ondernemingsraad en de werkgever moeten het met elkaar eens worden. Wanneer de ondernemingsraad niet instemt met de voorgestelde wijziging kan de werkgever de wijziging niet doorvoeren. Doet hij dit toch, dan kan de ondernemingsraad via de kantonrechter proberen te verhinderen dat de werkgever de nieuwe regeling invoert. Op zijn beurt kan de werkgever via de kantonrechter proberen toestemming te krijgen om de gewijzigde pensioenregeling uit te voeren. De kantonrechter zal toestemming verlenen als het standpunt van de ondernemingsraad onredelijk is of het voorgenomen besluit van de werkgever voortkomt uit zwaarwegende bedrijfseconomische belangen. Tegen een besluit van de kantonrechter staat beroep open bij de rechtbank, zowel voor de werkgever als de kantonrechter geen toestemming verleent, als voor de ondernemingsraad in het geval de kantonrechter de toestemming wel verleent.
In principe valt bij een verzekerde regeling elke wijziging van de pensioenregeling onder het instemmingsrecht van de ondernemingsraad. Dit kan alleen anders zijn indien de werkgever in het pensioenreglement een wijzigingsvoorbehoud heeft opgenomen. De werknemer is bij zijn indiensttreding akkoord gegaan met de inhoud van het pensioenreglement, inclusief het voorbehoud, door het ondertekenen van de arbeidsovereenkomst waarin wordt verwezen naar de pensioenregeling. Is dit voorbehoud niet opgenomen, dan is de instemming vereist van iedere individuele deelnemer. De instemming mag overigens ook worden verkregen via het zogenaamde 'negatieve piepsysteem'. De werknemers worden dan schriftelijk door de werkgever geïnformeerd over de op handen zijnde wijzigingen en kunnen hun eventuele bezwaren binnen een bepaalde vastgestelde termijn kenbaar maken. Reageren zij niet, dan worden ze geacht akkoord te zijn gegaan met de door de werkgever voorgestelde wijzigingen. Van deze mogelijkheid kan in de praktijk alleen gebruik worden gemaakt als de werkgever een redelijke termijn biedt om te reageren en mits de werknemer voldoende en duidelijk is geïnformeerd over de wijzigingen.